Ringkasan Bab1 - Bab4

Sistem informasi akutansi (accounting information system)

Penerbit SALEMBA EMPAT

Dasaratha v. Rama/Frederick L.jones

Bab 1

Mengenal sistem informasi

Dalam bab satu ini anda mampu memahami tentang :

-         Ruang lingkup sistem informasi akutansi (SIA)

-         Memahami cara bagaimana SIA digunakan

-         Memahami aplikasi dan peranti lunak akutansi

-         Memahami berbagai peran akutan yang berkaitan dengan Sistem informasi akutansi(SIA)

·        memahami ruang lingkup sistem informasi akutansi(SIA)

dalam memahami ruang lingkup sistem informasi akutansi kita harus mengenal sistem informasi akutansi itu sendiri, pengertian dari SIA adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akutansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akutansi. Sehingga SIM merupakan seperankat subsistem yang bersifat penting dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi – fungsinya

·       Memahami cara bagamana SIA digunakan

Ada lima macam penggunaan informasi akutansi diantaranya :

1.   Membuat laporan eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan-laporan kebutuhan seperti keuangan, SPT pajak

2.   Mendukung aktivitas rutin

SIA digunakan untuk operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan into sendiri contohnya menerima pelanggan dan menagih kas ke pelanggan

3.   Mendukung pengambilan keputusan

Informasi ini sangat penting karena untuk merencanakan produk baru, memutuskan produk produk apa saja yang harus ada di persediaan

4.   Perencanaan dan pengendalian

Sistem informasi ini digunakan untuk pemindai mencatatat barang yang dibeli dan di jual yang mengakibatkan terkumpulnya jumla informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah

5.   Menerapkan pengendalian internal

Sistem informasi ini digunakan untuk melindungi asset asset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk memelihara keakuratan data keuangan

·       Memahami aplikasi dan peranti lunak akutansi

Interaksi yang terdapat dalam aplikasi ini sistem informasi akutansi dan seorang pengguna terutama terdiri atas :

1.   Pencatatan kejadian

2.   Pengentrian informasi tentang pemasok,pelanggan,karyawan & produk

3.   Pencetakan dokumen

4.   Pencetakan laporan

5.   Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud

·       Memahami berbagai peran akuntan berkaitan dengan sistem SIA

Cara lain memahami SIA yaitu dengan mempertimbangkan hubungan antara sistem SIA dan pekerjaan akuntan. (IFAC) international federatuin of accountants menerbitkan sebuah laporan “teknologi informasi dalam kurikulum akutansi” yang mengidintifikasi empat peran dimana akuntan menggunakan teknologi inforasi :

1.   Penggunaan

2.   Manajer

3.   Konsultan

4.   Evaluator

Bab 2

Didalam bab 2 ini kita membahas tentang proses bisnis dan data SIA

Dimana nantinya kita dapat memahami dari:

• Siklus transaksi
• Mengenai konsep dasar file
• Organisasi data dalam sistem computer
• Penggunaan file induk dan file transaks

Memahami siklus transaksi

Didalam siklus transaksi/pendapatan terdapat operasi sebagai berikut :

1. Merespon permintaan informasi dari pelanggan
2. Membuat perjanjian dengan para pelangga untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang
3. Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
4. Menagih pelanggan
5. Melakukan penagihan uang
6. Menyetorkan uang kas ke bank
7. Menyusun laporan

 Konsep dasar file

Didalam akutansi pada dasarnya suatu informasi itu sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroprasi. Pengetahuan itulah yang menyediakan jasa konsultasi dan desain sistem kedalam file file akuntan. Para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain satu sistem informasi akutansi.

            Didalam akuntan adanya pedoman mengakui kejadan yang fungsinya untuk focus pada pergeseran tanggung jawab didalam proses bisnis untuk mengidentifikasi kejadian.

• Pedoman pertama : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

• Pedoman yang kedua : abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.
• Pedoman yang ketiga : kenali kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal keagen internal lainnya.

• Pedoman yang ke empat : kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah di interuosi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang diluar organisasi atau prose situ mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternative, prose situ dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan
• Pedoman yang kelima : gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat mum dari kejadian itu.

Organisasi data dalam sistem computer

Pembahasan organisasi data ini menjelaskan tentang mengidentifikasi kejadian satu motivasi penting tentang uraian naratif mengenai suatu proses bisnis.

Karena SIA berhubungan erat dengan kejadian, SIA merekam data tentang berbagai kejadian. Mulai perjanjian dengan para pelanggan, barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan, jumlah terutang dari para pelanggan.

• Sistem manual untuk siklus pendapatan buku besar

Dalam pembahasan ini sebelumnya menggunakan sebuah sistem terkomputerisasi untuk merekam kejadian data akutansi. Sebelum pembahasan dengan sistem komputerisasi data akutansi dengan sistem pembukuan manual. dalam pembukuan tersebut mengasumsikan bahwa telah belajar dasar dasar terjadinya pembukuan

• Arsip dalam SIA yang terkomputerisasi

Sebelumnya pembahasan mengenai pembukuan yang menekankan pada pencatatan kejadian secara manual sebelum terkomputerisasi. Perlu diketahui mengenai konsep – konsep penting mengenai file yang perlu dipelajari untuk memahami bagaimana data di organiasikan dalam suatu sistem terkomputerisasi, yaitu, entity, field, record, file, transaction file, master file, referecnce data, reference field, summary data, summary field.

Teks ini akan berfokus pada kejadian pesanan dalam siklus dan tidak memerhatikan kejadian yang lain seperti, pengambilan, pengiriman, penagihan dan penarikan kas.

Penggunaan file dan jenis data

• Jenis – jenis file dan data

Ada dua jenis penting dari file data yaitu, file induk dan file transaksi. Seorang akuntan baik dalam peran sebagi perancang atau penilai perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagai mana pengorganisasiannya.

Dalam mempelajari SIA, seseorang harus memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

1. File induk

File induk mempunyai ciri-ciri berikut :

• File induk menyimpan data yang relative permanen, contohnya :

1. File persediaan(barang dan jasa)
2. File pelanggan (agen-agen eksternal)
3. File karyawan(agen-agen internal)

• File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual
• Data yang disimpan memiliki karakteristik seperti :

1. Data acuan : adalah data deskriptif yang relative permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi.
2. Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman terjadi. Kuantitas persediaan di tangan adalah suatu contoh dari beberapa file induk mungkin hanya terdiri atas data acuan, tanpa adanya data ringkasan.

•  Barang atau jasa

Barang dan jasa di peroleh selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi. Barang-barang dan jasa pada umumnya mencakup data acuan dan ringkasan

• Agen eksternal

Adalah orang – orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan

Contohnya meliputi pelanggan, pemasok dan bank.

• Agen internal

Adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis.

File transaksi

File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut :

• File transaksi menyimpan data tentang kejadian seperti pesanan, pengiriman dan penagihan kas
• File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi
• File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.
• Kejadian pertama di dalam siklus di ikuti oleh kejadian yang lain

Hubungan antara file transaksi dan file induk

Empat file bekerja sama untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan sebagai berikut :

1. File pesanan memberikan tanggal bahwa pesanan diterima
2. Untuk mempelajari bagamana pelangggan membuat pesanan, sistem menunjuk pada data acuan dalam record untuk pelangga
3. Untuk mengetahui barang yang di pesan, sistem akan memeriksa file pesanan untuk setiap record
4. Untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan, sistem mengacu pada data acuan dalam file persediaan.

Manfaat pemisahan informasi ke dalam record induk dan transaksi

Ketika mencatat suatu pesanan (menambah record ke file pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan di bebaskan dari beban mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia di dalam file pelanggan. Transaksi mempunyai dua karakteristik umum diataranya tanggal dan kuantitas yang harus dimasukan. Pemahaman mengenai bagaimana file induk dan transaksi bekerja sama adala penting untuk meneliti suatu aplikasi akutansi dan harus dicapai dalam konteks proses bisinis yang sedang dipelajari.

Bab 3

Mendokumentasikan sistem akutansi

Didalam bab ini akan membahas tentang :

• Informasi yang disajikan dalam diagram aktivitas UML
• Perbedaan antara overview activity diagram dengan detailed activity diagram
• Konsep dan symbol diagram aktivitas UML

Informasi yang disajikan dalam diagram aktivitas UML

(UML) unfied modeling language adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membagun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML ini dikembangkan bertujuan sebagai alat untuk analisis dan desain berorientasi objek yang dibuat oleh Grady booch, Jim Rumbaugh, dan ivar jacbson. Penggunaan UML dalam industry terus meningkat karena merupakan standar terbuka yang menjadikan sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industry perangkat lunak dan pengembangan sistem. Standar ini terus dikembangkan dan diperbaharui dengan pengawasan dan control dari Object Managemen Group (OMG) yaitu sebuah keanggotaan terbuka, konsorsium yang tidak berorientasi laba dari perusahaan – perusahaan dalam industry computer.

Sebelum kita memahami suatu diagram aktivitas, secara umum kita tetap dapat memahaminya diagram tersebuat yang membuat bermanfaat seperti :

• Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan represenasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dbandingkan naratif
• Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi
• Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan
• Diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi seperti halnya juga yang tingkat rendah.

Perbedaan overview activity dan diagram detailed activity

• Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian – kejadian penting, uruta  kejadian – kejadian ini dan aliran informasi antar kejadian.
• Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.

UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat medel SIA. Dua teknik yang umum adalah data flow diagram(DFD) dan bagan arus sistem(system flowchart)

Memahami overview activity diagram

Sebelum menjelaskan bagaimana cara menggambarkan diagram aktivitas kita perlu mempelajari bagaimana cara membacanya ini menunjukan narasi yang sama kecuali bahwa siklus tersebut disusun menurut kejadian.

Contoh kejadian angelo dinner :

1. Menerima pesanan
2. Menyiapkan makanan
3. Menyajikan makanan
4. Mencatat penjualan
5. Menutup register
6. Rekonsilasi

Itu semua pada umumnya arus sistem (system flowchart) gambaran didalam aktivtias suatu pemecahan masalah. Memisahkan aktivitas atau kejadian menurut orang atau departemen yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktivitas tertentu :

• Agen – agen diluar organisasi itu(misalnya, pelanggan) juga diwakili oleh swimlane.
• Terakhir sistem computer( dalam hal ini register) digunakan untuk mencatat dan memproses data SIA oleh Swimlane Lingkaran penuh menunjukan awal proses
• Enam kejadian menunjukan segi empat panjang

Membuat overview activity diagram

Bagian ini menjelaskan bagaimana cara membaca overview activity diagram dengan menggunakan symbol dasar yang dijelaskan artinya. Bagian ini memberikan petunjuk yang terperinci dalam membuat overview activity diagram.

• Langkah- langkah untuk membuat diagram aktivitas :

1. Membaca uraian narasu dan mengidentifikasi kejadian penting
2. Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas.
3. Menunjukan agen yang terlibat didalam proses bisnis dengan menggunakan simlanes
4. Membuat diagram untuk masing – masing kejadian
5. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis
6. Menggambarkan tabel file yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis.

 Memahami detailed activity diagram

Pembahasan ini memperkenalkan detailed activity diagram. Overview diagram yang dibahas sebelumnya bermanfaat dalam memahami kejadian – kejadian penting pada suatu proses bisnis. Flowchart pada angelo dinner menunjukan narasi antonasi lainnya membuat overview diagram. Kita mengidentifikasi kejadian dalam proses bisnis untuk membuat detailed diatram.

Bab 4

Mengidentifikasi resiko dan pengendalian dalam proses bisnis

• Kerangka kerja pengendalian internal : sasaran dan komponen
• Pelaksanaan sistem informasi, pelindung asset dan sasaran kinerja
• Resiko pelaksanaan dan kejadian siklus pemerolehan dan pendapatan
• Resiko pencatatan dan pembaruan dalam sistem buku besar
• Penendalian arus kerja yang digunakan mengurangi resiko

Kerangka kerja pengendalian internal

Dalam bab ini membahas sasaran pengendalian internal penting dari suatu organisasi dan resiko tidak tercapainya sasaran ini yang nantinya menjelaskan bagaimana seseorang dapat menentukan resiko resiko dengan menggunakan konsep.

Pengendalian internal(internal control) adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel yang lainnya yang direncanakan untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori efektivitas dan efesiensi operasi kendalaan laporan dan ketaan terhadap hukum peraturan yang berlaku.

• Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit. Laporan perusahaan public saat ini mencakup :

1. Lingkungan pengendalian mengacu pada faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika, serta filosofi dan gaya operasi manajemen.
2. Penentuan resiko adalah identifikasi dan analisis risiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal
3. Aktifitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko. Aktivitas pengendalian meliputi penelaahan kinerja, pemisahan tugas, pengendalian aplikasi, dan pengendalian umum.
4. informasi dan komunikasi. Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur (otomatis dan manual) dan record yang dibuat untuk memuali, mencatat, memproses dan melaporkan kejadian pada proses entitas.
5. pengawasan. manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan.

Sasaran pengendalian internal

Sasaran pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas. Selanjutnya pelaksanaan mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan persediaan dan atau menggunakan sumebr daya lainnya misalnya tenaga kerja dan peralatan.

• Sasaran sistem informasi. Sasaran ini memfokuskan pada pencatatan, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi. Data kejadian harus dicatat dengan tepat pada dokumen sumber dan dalam file transaksi.
• Sasaran perlindungan aset. Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi. Sasaran ini sesuai untuk teks ini karena relavan dengan fungsi sistem informasi akuntansi dan konsisten dengan fokus kita pada kejadian dan proses
• Sasaran kinerja. Dadaran ini memfokuskan pada pencapaian  kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Meskipun sasaran ini tercapai, sasaran  kinerja bisa saja tidak tercapai. Contoh nya pesanan pengiriman dan pengihan mungkin dilakukan dengan tepat, tetapi target penjualan mungkin tidak tercapai.

Penentuan risiko

Dalam menidentifikasikan risiko dan pengendalian dalam proses bisnis kita harus menentukan terlebihdahulu jenis sasaran kemudian deskripsi sasaran.

Penentuan risiko pelaksanaan: Siklus pendapatan

Bagian ini memberikan pedoman untuk menidentifikasikan risiko pelaksanaan pada siklus  pendapatan. Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

Risiko pelaksanaan yang umum untuk dua transaksi siklus pendapatan adalah sebagai berikut:

1. Penyerahan barang dan jasa:

• Diperbolehkannya penjualan atau layanan jasa yang tidak terotorisasi.
• Penjualan atau layanan jasa yang terotorisasi tidak terjadi, terlambat atau digandakan tanpa disengaja.
• Jenis barang atau jasa salah.
• Kuantitas atau kualitas salah.
• Pelanggan atau alamat salah.

penerimaan Kas:

Kas tidak diterima atau terlambat diterima.

Jumlah kas yang diterima salah.

Lima langkah yang bermanfaat dalam pemahaman dan penentuan risiko pelaksanaan:

Langkah1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

Langkah2: Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.

Langkah3: Nyatakan kembali setiap risiko umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari.

Langkah4: Beri penilaian terhadap signifikansi risiko-risiko yang tersisa.

Langkah5: Untuk risiko yang signifikan, identifikasi kan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap resiko.

Penetuan risiko pelaksanaan: Siklus pemerolehan

Dibagian sebelumnya dijelaskan pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan, sedangkan bagian ini akan menjelskan risiko pelaksanaan pada siklus pemerolehan.

Berikut adalah langkah-langkah proses penggajian untuk menidentifikasikan risko nya:

Langkah1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

Langkah2: Identifikasikan barang atau jasa yang disediakan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.

Langkah3: Nyatakan kembali setiap risko yang bersifat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap risiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.

Langkah4: Berikan penilaian atas signifikansi risiko-risiko yang tersisa.

Langkah5: Untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap risiko.

Penelitian risiko sistem informasi

Karena sistem informasi mencatat transaksi perusahaan, sistem informasi tidak lepas dari risiko pelaksanaan. Bagian ini menstrukturkan risiko sistem informasi menjadi dua kategori yaitu: pencatatan risiko dan pembaruan risiko.

Mengidentifikasikan risiko dan pengendalian proses bisnis dalam proses penggajian:

Kejadian 1: Memberikan penuggasan

Kejadian 2: Melakukan tugas yang diberikan

Kejadian 3: Mencatat waktu datang

Kejadian 4: Mencatat waktu pulang

Kejadian 5: Menyiapkan gaji

Kejadian 6: Menyetujui gaji

Kejadian 7: Mencetak cek gaji

Kejadian 8: Menandatangani cek

Kejadian 9: Mendistribusikan cek gaji

Pencatatan risiko

Pencatatan risiko menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Sebagai contoh jika catatan penjualan memiliki identifikasi pelanggan yang salah, pelanggan yang sebenarnya tidak mendapat tagihan, dan perusahaan mungkin tidak dibayar atas penjualan tersebut. Pada siklis pemerolehan, pencatatan kesalahan dapat mengakibatkan kelebihan pembayaran atau kehilangan kredit karena gagal bayar.

Memperbarui risiko

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. Memperbarui kesalahan bisa jadi sangat mahal, misalnya pesanan bisa ditolak karena jumlah persediaan dilaporkan sudah habis, padahal persediaan sebenarnya masih ada.

Bagian ini menjelaskan bagaimana mengidentifikasikan serta mendokumentasikan pencatatan dan memperbarui risiko serta secara sistematis pada SIA.

3 langkah bermanfaat dalam mengidentifikasikan risiko-risiko pencatatan :

• Langkah1 dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari.
• Langkah2 tinjaulah kejadian tersebut dan identifikasikanlah kejadia-kejadian diamana data dicatat didokumen sumber atau pada file transaksi.
• Langkah3 untuk setiap kejadian dimana data dicatat didokumen sumber atau record transaction, perhatikan risiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya.

Pencatatan dan pembaruan sistem buku besar

Beberapa kejadian memiliki signifikansi akuntansi keuangan secara langsung, sedangkan beberapa lainnya tidak. Kejadian yang memerlukan pembaruan terhadap akun-akun buku besar. Ini diperlukan untuk mencatat kejadian-kejadian seperti itu pada saat terjadinya dengan suatu cara yang memfasilitasi pembaruan selanjutnya yang diperlukan terhadap buku besar. Field akun buku besar dapat ditambahkan pada file transaksi dan file induk.

Risiko dalam mencatat dan memperbarui informasi pada sistem buku besar

Salah satu risiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit atau kredit salah. Juga terdapat risiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbarui sama sekali, terlambat diperbarui atau diperbarui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat telah diperbarui dan proses memperbarui mengandung kesalahan yang mengakibatkan kesalahan memperbarui saldo.

Risiko pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi, evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko. Dibanyak kasus, perusahaan meminta bantuan akuntan, auditor eksternal, atau auditor internal untk mengevaluasi pengendalian dan meminta pendapat pengendalian tambahan jika diperlukan.

Aktivitas pengendalian

Dibagian ini akan dibahas komponen ketiga pengendalian internal yaitu aktivitas pengendalian secara lebih mendalam.

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas ini bisa dibuat manual atau otomatis dan bisa diterapkan diberbagai tingkat didalam organisasi. Terdapat empat jenis pengendalian yaitu pengendalian arus kerja, pengendalian input, pengendalian umum dan penelahaan kinerja.

Pengendalian arus kerja

1.Pemisah tugas

Pemisahan tugas antaragen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal. Biasanya agar kecurangan terjadi ketika karyawan memerlukan akses keaset maupun kemampuan untuk menyembunyikan kecurangan dalam record organisasi. Misalnya kasir dapat mengambil kas dan menyembunyikan nya dengan membuang nota penjualan. Untuk mencegah masalah seperti ini, organisasi dapat mengupayakan pemisahan otorisasi kejadian, pelaksanaan kejadian, pencatatan data kejadian dan pengamanan sumber daya yang berhubungan dengan kejadian.

2.Penggunaan informasi mengenai kerjadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas

Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer. Pertama kita bahas informmasi dari dokumen.

 -Informasi dari dokumen: nota  penjualan yang disiapkan selama kejadian “menerima pesanan” digunakan untuk mengotorisasikan kejadian “menyiapkan makanan”. Sebagai contoh meskipun karyawan yang sama menerima pesanan dan memasak makanan, informasi dari pesanan tersebut akan membantu mengendalikan kesalahan pada kejadian memasak.

-Informasi file komputer: kita telahmelihat bahwa seseorang dapat menggunakan dokumen dari kejadian terdahulu untuk mengendalikan kejadian berikutnya. Contoh nya yaitu, data ringkasan file induk bisa diperiksa untuk mengotorisasi kejadian misalnya ketika penumpang membeli tiket, jumlah kursi dapat diperbarui difile induk penerbangan. Contoh lain record transaksi juga bisa membantu mengendalikan kejadian. Seseorang karyawan bisa memeriksa record pembelian dan penerimaan dikomputer untuk menyetujui faktur pembayaran.

3.Ururtan kejadian yang diharuskan

Dibanyak kasus, organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu. Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum memeriksa pasien. Informasi ini mengurangi risiko tidak mendapatkan penggantian biaya atas jasa nya.

4.Menindaklanjuti kejadian

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan. Berikut ini beberapa contoh kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:

• Pesanan pelanggan yang belum dipenuhi
• Faktur penjualan yang sudah jatuh tempo
• Permintaan yang menunggu untuk disetujui
• Jasa yang disediakan tetapi belum selesai (misalnya, pekerjaan, percetakan, pekerjaan, perbaiakan, dan audit)

5.Dokumen bernomor urut

Memberi nomor urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen bernomor urut dibuat selama satu kejadian dipertanggung jawabkan dikeajdian berikutnya. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanankan dan dicatat dengan tepat.

6.Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu  proses

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian. Misalnya pelayan bertanggung jawab untuk menerima pesanan pelanggan dan memberi harga pada nota penjualan. Staf dapur bertanggung jawab untuk memasak dengan benar dan tepat waktu, dan kasir bertanggung jawab untuk menerima jumlah kas yang benar.

7.Pembatasan akses ke aset dan informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, sperti kas, persediaan, peralatan dan data adalah membatasi akese hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yagn diberikan. Untuk membatasi akses kepadanya, aset fisik disimpan dilokasi yang aman. Misalnya gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim dan menerima brang.

8.Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya. Rekonsiliasi berbeda dengan penggunaan dokumen untuk mengendalikan kejadian dalam dua cara penting:

-Rekonsiliasi lebih umum dari pada pemerikasaan sederhana atau perbandingan dokumen yang menunjukan kejadian-kejadian individu. Rekonsiliasi biasanua mencakup data mengenai banyak kejadian.

-Rekonsiliasi terjadi setelah kejadian dilaksanakan dan dicatat. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, dokumen digunakan untuk memulai kejadian.

Penelaahan kinerja

Penelaahan kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeksi atau data periode lalu. Penelaahan kinerja meliputi analisis data (kemungkinan dari banyak periode), indentifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan.

Record induk dan penelaahan kinerja. Penelahaan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka-angka standar dan anggaran (data acuan) biasanya dicatat selama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasann yang disimpan direcord induk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.

Sebagai contoh, akun penjualan yang dicatat difile buku besar dapat mencakup 12 field untuk anggaran penjualan satu bulan.

Field ringkasan direcord induk juga dapat membantu dalam menelaah kinerja. Misalnya kita dapat menyimpan informasi mengenai retur pembelian pada record setiap pemasok.