Ringkasan Bab 5 sampai Bab 7

bab 5

memahami dan mendesain data akutansi

• Mampu memahami atribut, kunci utama dan kunci asing.
• Memahami kardinalitas hubungan(1:1, N:1 / 1:N, M:N)

 Disini kita akan menjelaskan bagaimana mendesain file data. Focus kita adalah pada perancangan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional data disajikan berupa tabel dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di table, yang ekuivalen dengan file dan kita menggunakan istilah tersebut berganitan. Kolom dalam tabel disebut sebagai atribut.

Basis data relasional adalah teknologi penting untuk sistem akutansi, yaitu pengumpulan data terkait yang komprehensif yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, da menyaring informasi dari basis data.

Mengidentifikasi file

File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian di dalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi pelaku yang berhubungan dengan transaksi contohnya : pelanggan, pemasok, tenaga penjual.

File induk menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian contohnya : barang/jasa, perusahaan, agen internal, agen eksternal dan buku besar.

Kejadian dan file transaksi

Setelah di identifikasi kejadian kejadian dalam proses bisnis dapat mengidentifikasi perlunya file transaksi dalam SIA, mengapa “file(-file) transaksi diperlukan?” alasan (-file) adalah bahwa ini biasanya berguna untuk menyimpan informasi mengenai satu kejadian dalam dua atau lebih file transaksi.

Mendokumentasikan file transaksi

Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi, harus adanya kejadian tentang SIA bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam siskom. Diantarnya diharuskan :

1. Menentukan kejadian – kejadian didalam proses
2. Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat dalam sistem
3. Keluarkan kejadian query
4. Keluarkan kejadian pemeliharaan

Kejadian dan table induk sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan

tabel transaksi maupun tabel induk. Daftar ini akan diperluas dengan menambahkan tabel induk kas dan buku besar contohnya barang/jasa, agen, kas, file induk buku besar.

Secara umum tabel induk digunakan untuk menyimpan data yang relative permanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan tabel induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya. Salah satu manfaat dari tabel induk yaitu untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

Atribut dan hubungan

Analisis kejadian digunakan untuk mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan. Konsep menghubungkan tabel transaksi ke tabel induk juga diperkenalkan. Bagian ini menjelaskan tiga konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : 1. Kunci primer, 2. atribut terbuhung 3. Kardinalitas hubungan.

• Kunci utama

Yaitu atribut yang secara unik mengidentifikasi record di tabel, ketika record ditambahkan ke tabel setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

• Kunci asing

Yaitu field di tabel yang merupakan kunci utama dibeberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel lainnya.

• Hubungan antartabel

Yaitu hubungan menunjukan beberapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas yang dihubungkan dengan jenis entitas lainnya.

Menentukan kardinalitas

Tidak selalu mudah untuk menentukan kardinalitas hubungan, pola kardinalitas harus dilihat untuk membantu kita, bahwa setiap pola membuat dua pernyataan independen tentang hubungan antarentitas.

Signifikasi konsep untuk aplikasi basis data

Bagian ini menjelaska pentingnya tiga konsep-kunci utama, kunci asing dan hubungan yang di definisikan terdahulu.

Mengimplementasikan dokumen dan laporan.

Paket data seperti ms accses menggunakan tiga konsep ini dalam menggabungkan informasi dari tabel – tabel untuk menjawab pertanyaan pengguna dan dalam menghasilkan dokumen dan laporan.

Mengimplementasikan formulir input

Formulir input digunakan untuk membuat entri data lebih akurat dan efisien, desain formulir tergantung pada kunci utama dan kunci asing serta hubungan antartabel.

Mengontrol data SIA

1. Selama menambah record pesanan kita perlu memasukan pelanggan ke peranti lunak, lalu akan memeriksa record pelanggan tersebut yang berhubungan  ada atau tidaknya.
2. Jika menghapus record pelanggan peranti lunak akan memeriksa apakah terdapat pesanan yang masih belum terpenuhi untuk pelanggan tersebut.

Bab 6

Mendesain query dan laporan

• Memahami kebutuhan akan query didalam basis data relational
• unsur – unsur query
• Memahami laporan kejadian dan model laporan

Sistem manajemen basis data adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan kembali informasi dari sautu basis data. Contohnya, kita dapat melihat record tertentu di sebuah tabel atau atribut – atribut tertentu dari sebuah tabel. Dan kita juga dapat menggabungkan informasi dari banyak tabel. Untuk mengakses informasi dari basis data, kita harus memahami konsep query, query adalah permintaan informasi dari basis data. Query menginstruksikan untuk memperoleh kembali informasi dari tabel. Informasi yang diperoleh ditampilka atau dicetak diformulir laporan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Laporan adalah penyajian data yang terpola dan tersusun. Pelaporan tersebut meliputi penggabungan, peringkasan, dan pengorganisasian informasi tentang kejadian, agen, dan barang/jasa dengan berbagai cara.

            Spesifikasi query yang pertama membahas query satu tabel, kemudian kita akan membahas query yang memerlukan informasi dari beberapa tabel.

Query satu tabel

Atribut apa saja yang diperlukan pengguna dalam output query? Atribut informasi yang diinginkan dalam output tidak ditentukan dalam permintaan tersebut. Jadi, seseorang yang menerapkan permintaan informasi harus memutuskan apa saja yang ingin diketahui pengguna tersebut.

Query banyak tabel

Atribut apa saja yang diperlukan pengguna dalam output query? Sebagaimana ditunjukan persyaratan query manajer pemasran menginginkan laporan masukan nama, alamat, conta, telepon dan jumlah.

Menentukan criteria dengan banyak kondisi

Operataor AND merupakan operator Boolean yang berarti bahwa setiap kondisi di criteria haruslah benar untuk seluruh criteria yang akan dipenhui, kerangka untuk menyatakan desain query kita akhiri ini dengan butir utama yang menyediakan format bahwa kita akan menggunakan seluruh bab ini untuk menentukan desain query.

Query kompleks dan pola navigasi

Kadang kala kita sulit untuk menentukan tabel mana yang diperlukan dalam query yang rumit. Sebagai contoh : tabel pesanan diperlukan untuk pelanggan meskipun tidak ada atribut dari tabel yang di tampilkan.

jenis laporan

Prosesor query mampu menyajikan informasi yang dipilih dalam suatu desain yang menyerupai kertas. Terutama query melibatkan lebih dari satu tabel maka output yang ditampilkan pada layar setelah menjalankan query mungkin tidaklah cukup. Kebanyakan laporan memiliki header laporan, footer laporan disamping isi laporan mngkin memiliki header kolompok detail yang dijelaskan secara singkat, dibagian ini akan terus menggunakan konsep – konsep query dari bagian terdahulu untuk menentukan informasi isi laporan ditinjau dari tabel-tabel yang mendasarinya di dalam basis data.

Bab 7

• Memahami dan mendesain formulir
• Adanya formulir input didalam aplikasi akutansi
• Adanya hubungan tabel data dan formulir
• Memahami elemen-elemen antarmuka dan pengendalian internal

Disini akan menjelaskan formulir input yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam SIA.

Sebagai pengguna SIA, akuntan harus memahami formulir-formulir SIA khusus serta isi organisasi da fitur interaksi pengguna, sebagai perancang akuntan harus memberikan perhatian cermat terhadap desain formulir. Antarmuka pengguna yang didesain dengan baik dapat membuat entri data lebih efisien dan akurat.

            Bagian pertama memusatkan perhatian pada kebutuhan akan formulir yang menjelaskan tentang berbagai jenis formulir yang umum digunakan dalam SIA. Bagian selanjutnya membahas tentang pengendalian yang dapat digunakan didalam forumulir dan terakhir, memberikan sebuah contoh komprehensif untuk membantu kita mendesain dokumentasi formulir.

Hubungan antara formulir input dan tabel

Formulir biasanya digunakan untuk menambahkan data ketabel. Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.

1.Satu formulir untuk mencatat data disatu tabel. Contohnya adalah formulir arsip manajer yaitu digunakan untuk menambahkan data hanya kesatu tabel saja(pelanggan).

2.Satu formulir untuk mencatat data didua tabel atau lebih.contoh nya dormulir entri pesanan yang mengakibatkan penambahan satu record ketabel pesan dan satu record ke tabelperincian_pesanan.

3.Dua formulir atau lebih untuk mencatat data disatu tabel. Contoh nya dua formulir digunakan untuk mencatat data ditabel persediaan, satu untuk mengarsipkan persediaan dan lainnya untuk mengarsipkan harga persediaan.

Jenis-jenis formulir input

Formulir yang digunakan untuk entri data dikelompokan menjadi tiga jenis yaitu formulir entri satu record, formulir bentuk tabel dan formulir entri multitabel.

Cara-cara entri data

Data dapat dimasukkan kedalam sebuah formulir dengan empat cara yaitu:

1.Agen internal mengetik data.

2.Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel perincian, tabel radio, atau kotak cek.

3.Agen internal memindai kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan.

4.Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir disitus web perusahaan.

Mengidentifikasi formulir yang diperlukan

Kebutuhan formulir bergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan. Data yang diperlukan diidentifikasi berdasarkan kebutuhan akan informasi mengenai kejadian-kejadian didalam proses dan mengenai agen, barang dan jasa terkait.

Uml use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem. Uml case juga dapat digunakan sebagai alatdokumentasi.

Salah satu alat yang dapat digunakan sebagai bantuan dalam mengembangkan diagram use case adalah kerangka kerja CRUD. Kerangka kerja ini menunjukan fungsi-fungsi dasar yang diperlukan untuk sistem manajemen basis data. CRUD adalah kepanjangan dari create read update dan delete.

Mendokumentasikan isi dan organisasi formulir

Seperti lapora, kita perlu mendokumentasikan tata letak maupun isi dan organisasi formulir dalam bentuk data pada tabel-tabel yang mendasari.

Terdapat lima unsur formulir yang memerlukan dokumentasi.

1.Atribut yang dicatat ditabel

2.Atribut yang ditampilakn dari tabel.

3.Field perhitungan.

4.Kunci asing.

5.Query

Interaksi dengan formulir: mengendalikan input SIA

Formulir merupakan pintu masuk kebasis data. Sebagian besar resiko didalam sistem informasi akutansi terjadi pada saat entri data. Data dapat dimasukkan secara tidak akurat atau bahkan secara curang. Jadi, disampingkan merencanakan isi dan organisasi formulir, perancang sistem dan akuntan perlu mengembangkan pengendalian yang efisien dan efektif atas proses entri data.

Elemen-elemen antarmuka formulir

Elemen-elemen antarmuka formulir merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Seluruh aspek formulir dikendalikan oleh elemen-elemen antar muka.

Beberapa elemen antarmuka yaitu kotak teks, label, fitur pencarian, tmbol perintah, tombol radio, dan kotak cek.

Menigkatkan akurasi dan efisiensi entri data

Alasan penting kedua penggunaan formulir adalah untuk menigkatkan pengendalian internal.

Terdapat 10 pengendalian yang dapat digunakan pada formulir entri untuk menigkantkan akurasi dan efiseinsi entri data:

-Fitur pencarian

-Pemindaian

-Pemerikasaan record

-Konfirmasi

-Integritas referensial

-Pemeriksaan format

-Aturan validasi

-Default

-Melarang field kosong

-Nilai yang dihasilkan komputer

-Meningkatkan pengguna untuk menerima atau menolak data