Data Flow Diagram

pengertian

Pengertian Data Flow Diagram Menurut Para Ahli

•             Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Wikipedia adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.

•             Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Wijaya (2007) Adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.

•             Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Kristanto, 2003 adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluaran dari sistem, dimana data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut

•             Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Jogiyanto Hartono, 2005-701 Adalah Diagram yang menggunakan notasi simbol untuk menggambarkan arus data system

Tujuan DFD

Tujuan DFD adalah :

1. Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem

2. Menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data

Manfaat DFD

Manfaat DFD adalah :

- Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

- DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem.Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

- DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Symbol-simbol

Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru.

Empat simbol yang digunakan :

Jenis DFD

Ada 3 (tiga) jenis DFD, yaitu ;

§  Context Diagram (CD)

§  Diagram Level n / Data Flow Diagram Levelled

§  DFD Fisik

§  DFD Logis

1.      Context Diagram (CD)

Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem).

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD :

-          Terminologi sistem

-          Menggunakan satu simbol proses

-          Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem tersebut

-          Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung

-          Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut.

-          Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

2.      Diagram Level n / Data Flow Diagram Levelled

            Dalam diagram n DFD dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail tersebut disebut dengan top-down partitioning. Jika kita melakukan pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD-DFD yang seimbang. Sebagai contoh, gambar 1.1, gambar 1.2, gambar 1.3, gambar 1.4 dan gambar 1.5.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat DFD ialah:

-          Adanya ketentuan – ketentuan Pemberian Nomor pada diagram level n

-          Jangan menghubungkan langsung antara satu penyimpanan dengan penyimpanan lainnya (harus melalui proses).

-          Jangan menghubungkan langsung dengan tempat penyimpanan data dengan entitas eksternal / terminator (harus melalui proses), atau sebaliknya.

-          Jangan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah mengeluarkan output yang disebut dengan istilah “black hole”.

-          Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak pernah digunakan untuk proses.

-          Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data yang terbatas yang disebut dengan istilah “magic process”.

-          Jika terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran

3.      DFD Fisik

            Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut. Entitas-entitas internal adalah personel, tempat (sebuah bagian), atau mesin (misalnya, sebuah komputer) dalam sistem tersebut yang mentransformasikan data. Maka DFD fisik tidak menunjukkan apa yang dilakukan, tetapi menunjukkan  dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan.

4.      DFD Logis

            Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Kita menggunakan DFD logis untuk membuat dokumentasi sebuah sistem informasi karena DFD logis dapat mewakili logika tersebut, yaitu apa yang dilakukan oleh sistem tersebut, tanpa perlu menspesifikasi dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sistem tersebut dilakukan.

Syarat Memuat DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD

2. Pemberian nomor pada komponen proses

3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat

4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit

5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

Tips-tips dalam membuat DFD

Berikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

1.            Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah

2.            Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda

3.            Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus konsisten (identitas perlu)

4.            Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya

5.            Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya

6.            Banyaknya proses  yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses

7.            Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama)

8.            Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi

9.            Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik

10.          Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity

11.          Aliran data untuk Proses Report .. : harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report

12.          Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

Langkah membuat/menggambar DFD

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada, secara garis

besar langkah untuk membuat DFD adalah :

IDENTIFIKASI ENTITAS LUAR, INPUT DAN OUTPUT

Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar, input dan ouput yang terlibat di sistem.

BUAT DIAGRAM KONTEKS (DIAGRAM CONTEXT)

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan

lingkungan luarnya.

Caranya :

- Tentukan nama sistemnya.

- Tentukan batasan sistemnya.

- Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.

- Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke sistem.

- Gambarkan diagram konteks.

BUAT DIAGRAM LEVEL ZERO (OVERVIEW DIAGRAM)

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.

Caranya :

- Tentukan proses utama yang ada pada sistem.

- Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan

konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang

masuk/keluar pada level berikutnya).

- Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

- Hindari perpotongan arus data

- Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

BUAT DIAGRAM LEVEL SATU

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.

Caranya :

- Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.

- Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan

konsep keseimbangan.

- Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

-Hindari perpotongan arus data.

- Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.

Contoh : 1.1, 1.2,

Kesalahan dalam pembuatan DFD

Umumnya kesalahan dalam pembuatan   DFD adalah :

1.            Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam.

2.            Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.

3.            Input yang masuk tidak sesuai dengan kebutuhan proses

4.            Data Store tidak memiliki keluaran

5.            Data Store tidak memiliki masukan

6.            Hubungan langsung antar entitas luar

7.            Masukan langsung entitas data store

8.            Keluaran langsun dari data store ke Entitas  luar

9.            Hubungan langsung antar data store

10.          Data masukan dan keluaran yang tidak bersesuain dalam data store

sumber:

Metodologi Pengembangan Sistem Informasi, 1998. Leman, PT Elex Media Komputindo, Jakarta

Pengantar Sistem Informasi Bisnis, 1995. Lani Sidarta, PT Elex Media Komputindo, Jakarta

htttp://janithatriana.blogspot.com/2012/10/data-flow-diagram-dfd.html

Ringkasan Bab 5 sampai Bab 7

bab 5

memahami dan mendesain data akutansi

• Mampu memahami atribut, kunci utama dan kunci asing.
• Memahami kardinalitas hubungan(1:1, N:1 / 1:N, M:N)

 Disini kita akan menjelaskan bagaimana mendesain file data. Focus kita adalah pada perancangan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional data disajikan berupa tabel dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di table, yang ekuivalen dengan file dan kita menggunakan istilah tersebut berganitan. Kolom dalam tabel disebut sebagai atribut.

Basis data relasional adalah teknologi penting untuk sistem akutansi, yaitu pengumpulan data terkait yang komprehensif yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, da menyaring informasi dari basis data.

Mengidentifikasi file

File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian di dalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi pelaku yang berhubungan dengan transaksi contohnya : pelanggan, pemasok, tenaga penjual.

File induk menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian contohnya : barang/jasa, perusahaan, agen internal, agen eksternal dan buku besar.

Kejadian dan file transaksi

Setelah di identifikasi kejadian kejadian dalam proses bisnis dapat mengidentifikasi perlunya file transaksi dalam SIA, mengapa “file(-file) transaksi diperlukan?” alasan (-file) adalah bahwa ini biasanya berguna untuk menyimpan informasi mengenai satu kejadian dalam dua atau lebih file transaksi.

Mendokumentasikan file transaksi

Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi, harus adanya kejadian tentang SIA bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam siskom. Diantarnya diharuskan :

1. Menentukan kejadian – kejadian didalam proses
2. Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat dalam sistem
3. Keluarkan kejadian query
4. Keluarkan kejadian pemeliharaan

Kejadian dan table induk sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan

tabel transaksi maupun tabel induk. Daftar ini akan diperluas dengan menambahkan tabel induk kas dan buku besar contohnya barang/jasa, agen, kas, file induk buku besar.

Secara umum tabel induk digunakan untuk menyimpan data yang relative permanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan tabel induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya. Salah satu manfaat dari tabel induk yaitu untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

Atribut dan hubungan

Analisis kejadian digunakan untuk mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan. Konsep menghubungkan tabel transaksi ke tabel induk juga diperkenalkan. Bagian ini menjelaskan tiga konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : 1. Kunci primer, 2. atribut terbuhung 3. Kardinalitas hubungan.

• Kunci utama

Yaitu atribut yang secara unik mengidentifikasi record di tabel, ketika record ditambahkan ke tabel setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

• Kunci asing

Yaitu field di tabel yang merupakan kunci utama dibeberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel lainnya.

• Hubungan antartabel

Yaitu hubungan menunjukan beberapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas yang dihubungkan dengan jenis entitas lainnya.

Menentukan kardinalitas

Tidak selalu mudah untuk menentukan kardinalitas hubungan, pola kardinalitas harus dilihat untuk membantu kita, bahwa setiap pola membuat dua pernyataan independen tentang hubungan antarentitas.

Signifikasi konsep untuk aplikasi basis data

Bagian ini menjelaska pentingnya tiga konsep-kunci utama, kunci asing dan hubungan yang di definisikan terdahulu.

Mengimplementasikan dokumen dan laporan.

Paket data seperti ms accses menggunakan tiga konsep ini dalam menggabungkan informasi dari tabel – tabel untuk menjawab pertanyaan pengguna dan dalam menghasilkan dokumen dan laporan.

Mengimplementasikan formulir input

Formulir input digunakan untuk membuat entri data lebih akurat dan efisien, desain formulir tergantung pada kunci utama dan kunci asing serta hubungan antartabel.

Mengontrol data SIA

1. Selama menambah record pesanan kita perlu memasukan pelanggan ke peranti lunak, lalu akan memeriksa record pelanggan tersebut yang berhubungan  ada atau tidaknya.
2. Jika menghapus record pelanggan peranti lunak akan memeriksa apakah terdapat pesanan yang masih belum terpenuhi untuk pelanggan tersebut.

Bab 6

Mendesain query dan laporan

• Memahami kebutuhan akan query didalam basis data relational
• unsur – unsur query
• Memahami laporan kejadian dan model laporan

Sistem manajemen basis data adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan kembali informasi dari sautu basis data. Contohnya, kita dapat melihat record tertentu di sebuah tabel atau atribut – atribut tertentu dari sebuah tabel. Dan kita juga dapat menggabungkan informasi dari banyak tabel. Untuk mengakses informasi dari basis data, kita harus memahami konsep query, query adalah permintaan informasi dari basis data. Query menginstruksikan untuk memperoleh kembali informasi dari tabel. Informasi yang diperoleh ditampilka atau dicetak diformulir laporan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Laporan adalah penyajian data yang terpola dan tersusun. Pelaporan tersebut meliputi penggabungan, peringkasan, dan pengorganisasian informasi tentang kejadian, agen, dan barang/jasa dengan berbagai cara.

            Spesifikasi query yang pertama membahas query satu tabel, kemudian kita akan membahas query yang memerlukan informasi dari beberapa tabel.

Query satu tabel

Atribut apa saja yang diperlukan pengguna dalam output query? Atribut informasi yang diinginkan dalam output tidak ditentukan dalam permintaan tersebut. Jadi, seseorang yang menerapkan permintaan informasi harus memutuskan apa saja yang ingin diketahui pengguna tersebut.

Query banyak tabel

Atribut apa saja yang diperlukan pengguna dalam output query? Sebagaimana ditunjukan persyaratan query manajer pemasran menginginkan laporan masukan nama, alamat, conta, telepon dan jumlah.

Menentukan criteria dengan banyak kondisi

Operataor AND merupakan operator Boolean yang berarti bahwa setiap kondisi di criteria haruslah benar untuk seluruh criteria yang akan dipenhui, kerangka untuk menyatakan desain query kita akhiri ini dengan butir utama yang menyediakan format bahwa kita akan menggunakan seluruh bab ini untuk menentukan desain query.

Query kompleks dan pola navigasi

Kadang kala kita sulit untuk menentukan tabel mana yang diperlukan dalam query yang rumit. Sebagai contoh : tabel pesanan diperlukan untuk pelanggan meskipun tidak ada atribut dari tabel yang di tampilkan.

jenis laporan

Prosesor query mampu menyajikan informasi yang dipilih dalam suatu desain yang menyerupai kertas. Terutama query melibatkan lebih dari satu tabel maka output yang ditampilkan pada layar setelah menjalankan query mungkin tidaklah cukup. Kebanyakan laporan memiliki header laporan, footer laporan disamping isi laporan mngkin memiliki header kolompok detail yang dijelaskan secara singkat, dibagian ini akan terus menggunakan konsep – konsep query dari bagian terdahulu untuk menentukan informasi isi laporan ditinjau dari tabel-tabel yang mendasarinya di dalam basis data.

Bab 7

• Memahami dan mendesain formulir
• Adanya formulir input didalam aplikasi akutansi
• Adanya hubungan tabel data dan formulir
• Memahami elemen-elemen antarmuka dan pengendalian internal

Disini akan menjelaskan formulir input yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam SIA.

Sebagai pengguna SIA, akuntan harus memahami formulir-formulir SIA khusus serta isi organisasi da fitur interaksi pengguna, sebagai perancang akuntan harus memberikan perhatian cermat terhadap desain formulir. Antarmuka pengguna yang didesain dengan baik dapat membuat entri data lebih efisien dan akurat.

            Bagian pertama memusatkan perhatian pada kebutuhan akan formulir yang menjelaskan tentang berbagai jenis formulir yang umum digunakan dalam SIA. Bagian selanjutnya membahas tentang pengendalian yang dapat digunakan didalam forumulir dan terakhir, memberikan sebuah contoh komprehensif untuk membantu kita mendesain dokumentasi formulir.

Hubungan antara formulir input dan tabel

Formulir biasanya digunakan untuk menambahkan data ketabel. Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.

1.Satu formulir untuk mencatat data disatu tabel. Contohnya adalah formulir arsip manajer yaitu digunakan untuk menambahkan data hanya kesatu tabel saja(pelanggan).

2.Satu formulir untuk mencatat data didua tabel atau lebih.contoh nya dormulir entri pesanan yang mengakibatkan penambahan satu record ketabel pesan dan satu record ke tabelperincian_pesanan.

3.Dua formulir atau lebih untuk mencatat data disatu tabel. Contoh nya dua formulir digunakan untuk mencatat data ditabel persediaan, satu untuk mengarsipkan persediaan dan lainnya untuk mengarsipkan harga persediaan.

Jenis-jenis formulir input

Formulir yang digunakan untuk entri data dikelompokan menjadi tiga jenis yaitu formulir entri satu record, formulir bentuk tabel dan formulir entri multitabel.

Cara-cara entri data

Data dapat dimasukkan kedalam sebuah formulir dengan empat cara yaitu:

1.Agen internal mengetik data.

2.Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel perincian, tabel radio, atau kotak cek.

3.Agen internal memindai kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan.

4.Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir disitus web perusahaan.

Mengidentifikasi formulir yang diperlukan

Kebutuhan formulir bergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan. Data yang diperlukan diidentifikasi berdasarkan kebutuhan akan informasi mengenai kejadian-kejadian didalam proses dan mengenai agen, barang dan jasa terkait.

Uml use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem. Uml case juga dapat digunakan sebagai alatdokumentasi.

Salah satu alat yang dapat digunakan sebagai bantuan dalam mengembangkan diagram use case adalah kerangka kerja CRUD. Kerangka kerja ini menunjukan fungsi-fungsi dasar yang diperlukan untuk sistem manajemen basis data. CRUD adalah kepanjangan dari create read update dan delete.

Mendokumentasikan isi dan organisasi formulir

Seperti lapora, kita perlu mendokumentasikan tata letak maupun isi dan organisasi formulir dalam bentuk data pada tabel-tabel yang mendasari.

Terdapat lima unsur formulir yang memerlukan dokumentasi.

1.Atribut yang dicatat ditabel

2.Atribut yang ditampilakn dari tabel.

3.Field perhitungan.

4.Kunci asing.

5.Query

Interaksi dengan formulir: mengendalikan input SIA

Formulir merupakan pintu masuk kebasis data. Sebagian besar resiko didalam sistem informasi akutansi terjadi pada saat entri data. Data dapat dimasukkan secara tidak akurat atau bahkan secara curang. Jadi, disampingkan merencanakan isi dan organisasi formulir, perancang sistem dan akuntan perlu mengembangkan pengendalian yang efisien dan efektif atas proses entri data.

Elemen-elemen antarmuka formulir

Elemen-elemen antarmuka formulir merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Seluruh aspek formulir dikendalikan oleh elemen-elemen antar muka.

Beberapa elemen antarmuka yaitu kotak teks, label, fitur pencarian, tmbol perintah, tombol radio, dan kotak cek.

Menigkatkan akurasi dan efisiensi entri data

Alasan penting kedua penggunaan formulir adalah untuk menigkatkan pengendalian internal.

Terdapat 10 pengendalian yang dapat digunakan pada formulir entri untuk menigkantkan akurasi dan efiseinsi entri data:

-Fitur pencarian

-Pemindaian

-Pemerikasaan record

-Konfirmasi

-Integritas referensial

-Pemeriksaan format

-Aturan validasi

-Default

-Melarang field kosong

-Nilai yang dihasilkan komputer

-Meningkatkan pengguna untuk menerima atau menolak data

DFD dari penjualan online

dfd dari penjualan online toko sepatu wanita

wawancara UKM

Mencari sistem perusahaan kecil tentang SIA

Mewawancarai dari UKM dari toko sepatu wanita online

#siklus sistem SIA

• Mendiskusikan dengan para pemasok

Saya : Gimana sih perusahaan bapak mendapatkan pemasok untuk usaha yang

bapak jalani?

Jawab: Mendatangi  produsen yang menghasilkan produk yg bermutu cukup bagus, baik dari segi matrial maupun pekerjaan.

• Memproses permintaan

saya : Bagaimana cara bapak meminta proses permintaan barang kepada pemasok, untuk nilai jumlah perusahaan bapak sendiri?

Jawab: Pemesanan kepada pemasok dilakukan dg menggunakan pesan singkat (SMS) atau Telpon.

• Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa dari masa mendatang

saya : Adakah kontrak kerja dengan pemasok? Jika ada jelaskan

Jawab: tidak ada

saya : Jika perusahaan bapak sudah membeli suatu barang dalam jumlah banyak, akan tetapi barang tersebut kurang direspon dari para pelanggan bapak, adakah perjanjian dengan pemasok perihal permasalahan tersebut? Bagainama?

Jawab: Resiko produk tidak/kurang laku adalah resiko kami sebagai penjual, pihak pemasok tidak mau menanggung resiko spt ini.

• Menerima barang jasa dari pemasok

saya : Bagaimana cara transaksi barang perusahaan bapak dengan pemasok?

Jawab: Pembayaran tunai  1minggu setelah barang dapat diterima.

• Mengakui atas barang dan jasa yang diterima

saya : Setelah menerima barang adakah selalu kendala dari pemasok?

Jawab: Kendala atau tepatnya masalah yg sering muncul adalah, warna sepatu tidak/kurang sesuai dengan pesanan.

• Mengakui faktur-faktur yang akan dibayar

saya : Adakah perjanjian pembayaran jika perusahaan bapak belum mampu/melunasi pembayaran terhadap pemasok?

Jawab: Tidak.

•  Menulis cek

saya : Produk apa saja yang di jual perusahaan bapak?

Jawab: hanya sepatu wanita.

saya : Siapa saja pelanggan-pelanggan bapak?

Jawab: Wanita remaja dan Dewasa.

saya : Bagaimana pesanan pelanggan bapak dipenuhi? Apakah prosesnya berbeda menurut jenis produknya?

Jawab: penanganan pesanan sama bagi setiap jenis produk.

Ringkasan Bab1 - Bab4

Sistem informasi akutansi (accounting information system)

Penerbit SALEMBA EMPAT

Dasaratha v. Rama/Frederick L.jones

Bab 1

Mengenal sistem informasi

Dalam bab satu ini anda mampu memahami tentang :

-         Ruang lingkup sistem informasi akutansi (SIA)

-         Memahami cara bagaimana SIA digunakan

-         Memahami aplikasi dan peranti lunak akutansi

-         Memahami berbagai peran akutan yang berkaitan dengan Sistem informasi akutansi(SIA)

·        memahami ruang lingkup sistem informasi akutansi(SIA)

dalam memahami ruang lingkup sistem informasi akutansi kita harus mengenal sistem informasi akutansi itu sendiri, pengertian dari SIA adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akutansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akutansi. Sehingga SIM merupakan seperankat subsistem yang bersifat penting dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi – fungsinya

·       Memahami cara bagamana SIA digunakan

Ada lima macam penggunaan informasi akutansi diantaranya :

1.   Membuat laporan eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan-laporan kebutuhan seperti keuangan, SPT pajak

2.   Mendukung aktivitas rutin

SIA digunakan untuk operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan into sendiri contohnya menerima pelanggan dan menagih kas ke pelanggan

3.   Mendukung pengambilan keputusan

Informasi ini sangat penting karena untuk merencanakan produk baru, memutuskan produk produk apa saja yang harus ada di persediaan

4.   Perencanaan dan pengendalian

Sistem informasi ini digunakan untuk pemindai mencatatat barang yang dibeli dan di jual yang mengakibatkan terkumpulnya jumla informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah

5.   Menerapkan pengendalian internal

Sistem informasi ini digunakan untuk melindungi asset asset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk memelihara keakuratan data keuangan

·       Memahami aplikasi dan peranti lunak akutansi

Interaksi yang terdapat dalam aplikasi ini sistem informasi akutansi dan seorang pengguna terutama terdiri atas :

1.   Pencatatan kejadian

2.   Pengentrian informasi tentang pemasok,pelanggan,karyawan & produk

3.   Pencetakan dokumen

4.   Pencetakan laporan

5.   Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud

·       Memahami berbagai peran akuntan berkaitan dengan sistem SIA

Cara lain memahami SIA yaitu dengan mempertimbangkan hubungan antara sistem SIA dan pekerjaan akuntan. (IFAC) international federatuin of accountants menerbitkan sebuah laporan “teknologi informasi dalam kurikulum akutansi” yang mengidintifikasi empat peran dimana akuntan menggunakan teknologi inforasi :

1.   Penggunaan

2.   Manajer

3.   Konsultan

4.   Evaluator

Bab 2

Didalam bab 2 ini kita membahas tentang proses bisnis dan data SIA

Dimana nantinya kita dapat memahami dari:

• Siklus transaksi
• Mengenai konsep dasar file
• Organisasi data dalam sistem computer
• Penggunaan file induk dan file transaks

Memahami siklus transaksi

Didalam siklus transaksi/pendapatan terdapat operasi sebagai berikut :

1. Merespon permintaan informasi dari pelanggan
2. Membuat perjanjian dengan para pelangga untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang
3. Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
4. Menagih pelanggan
5. Melakukan penagihan uang
6. Menyetorkan uang kas ke bank
7. Menyusun laporan

 Konsep dasar file

Didalam akutansi pada dasarnya suatu informasi itu sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroprasi. Pengetahuan itulah yang menyediakan jasa konsultasi dan desain sistem kedalam file file akuntan. Para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain satu sistem informasi akutansi.

            Didalam akuntan adanya pedoman mengakui kejadan yang fungsinya untuk focus pada pergeseran tanggung jawab didalam proses bisnis untuk mengidentifikasi kejadian.

• Pedoman pertama : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

• Pedoman yang kedua : abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.
• Pedoman yang ketiga : kenali kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal keagen internal lainnya.

• Pedoman yang ke empat : kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah di interuosi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang diluar organisasi atau prose situ mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternative, prose situ dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan
• Pedoman yang kelima : gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat mum dari kejadian itu.

Organisasi data dalam sistem computer

Pembahasan organisasi data ini menjelaskan tentang mengidentifikasi kejadian satu motivasi penting tentang uraian naratif mengenai suatu proses bisnis.

Karena SIA berhubungan erat dengan kejadian, SIA merekam data tentang berbagai kejadian. Mulai perjanjian dengan para pelanggan, barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan, jumlah terutang dari para pelanggan.

• Sistem manual untuk siklus pendapatan buku besar

Dalam pembahasan ini sebelumnya menggunakan sebuah sistem terkomputerisasi untuk merekam kejadian data akutansi. Sebelum pembahasan dengan sistem komputerisasi data akutansi dengan sistem pembukuan manual. dalam pembukuan tersebut mengasumsikan bahwa telah belajar dasar dasar terjadinya pembukuan

• Arsip dalam SIA yang terkomputerisasi

Sebelumnya pembahasan mengenai pembukuan yang menekankan pada pencatatan kejadian secara manual sebelum terkomputerisasi. Perlu diketahui mengenai konsep – konsep penting mengenai file yang perlu dipelajari untuk memahami bagaimana data di organiasikan dalam suatu sistem terkomputerisasi, yaitu, entity, field, record, file, transaction file, master file, referecnce data, reference field, summary data, summary field.

Teks ini akan berfokus pada kejadian pesanan dalam siklus dan tidak memerhatikan kejadian yang lain seperti, pengambilan, pengiriman, penagihan dan penarikan kas.

Penggunaan file dan jenis data

• Jenis – jenis file dan data

Ada dua jenis penting dari file data yaitu, file induk dan file transaksi. Seorang akuntan baik dalam peran sebagi perancang atau penilai perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagai mana pengorganisasiannya.

Dalam mempelajari SIA, seseorang harus memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

1. File induk

File induk mempunyai ciri-ciri berikut :

• File induk menyimpan data yang relative permanen, contohnya :

1. File persediaan(barang dan jasa)
2. File pelanggan (agen-agen eksternal)
3. File karyawan(agen-agen internal)

• File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual
• Data yang disimpan memiliki karakteristik seperti :

1. Data acuan : adalah data deskriptif yang relative permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi.
2. Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman terjadi. Kuantitas persediaan di tangan adalah suatu contoh dari beberapa file induk mungkin hanya terdiri atas data acuan, tanpa adanya data ringkasan.

•  Barang atau jasa

Barang dan jasa di peroleh selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi. Barang-barang dan jasa pada umumnya mencakup data acuan dan ringkasan

• Agen eksternal

Adalah orang – orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan

Contohnya meliputi pelanggan, pemasok dan bank.

• Agen internal

Adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis.

File transaksi

File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut :

• File transaksi menyimpan data tentang kejadian seperti pesanan, pengiriman dan penagihan kas
• File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi
• File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.
• Kejadian pertama di dalam siklus di ikuti oleh kejadian yang lain

Hubungan antara file transaksi dan file induk

Empat file bekerja sama untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan sebagai berikut :

1. File pesanan memberikan tanggal bahwa pesanan diterima
2. Untuk mempelajari bagamana pelangggan membuat pesanan, sistem menunjuk pada data acuan dalam record untuk pelangga
3. Untuk mengetahui barang yang di pesan, sistem akan memeriksa file pesanan untuk setiap record
4. Untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan, sistem mengacu pada data acuan dalam file persediaan.

Manfaat pemisahan informasi ke dalam record induk dan transaksi

Ketika mencatat suatu pesanan (menambah record ke file pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan di bebaskan dari beban mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia di dalam file pelanggan. Transaksi mempunyai dua karakteristik umum diataranya tanggal dan kuantitas yang harus dimasukan. Pemahaman mengenai bagaimana file induk dan transaksi bekerja sama adala penting untuk meneliti suatu aplikasi akutansi dan harus dicapai dalam konteks proses bisinis yang sedang dipelajari.

Bab 3

Mendokumentasikan sistem akutansi

Didalam bab ini akan membahas tentang :

• Informasi yang disajikan dalam diagram aktivitas UML
• Perbedaan antara overview activity diagram dengan detailed activity diagram
• Konsep dan symbol diagram aktivitas UML

Informasi yang disajikan dalam diagram aktivitas UML

(UML) unfied modeling language adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membagun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML ini dikembangkan bertujuan sebagai alat untuk analisis dan desain berorientasi objek yang dibuat oleh Grady booch, Jim Rumbaugh, dan ivar jacbson. Penggunaan UML dalam industry terus meningkat karena merupakan standar terbuka yang menjadikan sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industry perangkat lunak dan pengembangan sistem. Standar ini terus dikembangkan dan diperbaharui dengan pengawasan dan control dari Object Managemen Group (OMG) yaitu sebuah keanggotaan terbuka, konsorsium yang tidak berorientasi laba dari perusahaan – perusahaan dalam industry computer.

Sebelum kita memahami suatu diagram aktivitas, secara umum kita tetap dapat memahaminya diagram tersebuat yang membuat bermanfaat seperti :

• Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan represenasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dbandingkan naratif
• Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi
• Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan
• Diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi seperti halnya juga yang tingkat rendah.

Perbedaan overview activity dan diagram detailed activity

• Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian – kejadian penting, uruta  kejadian – kejadian ini dan aliran informasi antar kejadian.
• Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.

UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat medel SIA. Dua teknik yang umum adalah data flow diagram(DFD) dan bagan arus sistem(system flowchart)

Memahami overview activity diagram

Sebelum menjelaskan bagaimana cara menggambarkan diagram aktivitas kita perlu mempelajari bagaimana cara membacanya ini menunjukan narasi yang sama kecuali bahwa siklus tersebut disusun menurut kejadian.

Contoh kejadian angelo dinner :

1. Menerima pesanan
2. Menyiapkan makanan
3. Menyajikan makanan
4. Mencatat penjualan
5. Menutup register
6. Rekonsilasi

Itu semua pada umumnya arus sistem (system flowchart) gambaran didalam aktivtias suatu pemecahan masalah. Memisahkan aktivitas atau kejadian menurut orang atau departemen yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktivitas tertentu :

• Agen – agen diluar organisasi itu(misalnya, pelanggan) juga diwakili oleh swimlane.
• Terakhir sistem computer( dalam hal ini register) digunakan untuk mencatat dan memproses data SIA oleh Swimlane Lingkaran penuh menunjukan awal proses
• Enam kejadian menunjukan segi empat panjang

Membuat overview activity diagram

Bagian ini menjelaskan bagaimana cara membaca overview activity diagram dengan menggunakan symbol dasar yang dijelaskan artinya. Bagian ini memberikan petunjuk yang terperinci dalam membuat overview activity diagram.

• Langkah- langkah untuk membuat diagram aktivitas :

1. Membaca uraian narasu dan mengidentifikasi kejadian penting
2. Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas.
3. Menunjukan agen yang terlibat didalam proses bisnis dengan menggunakan simlanes
4. Membuat diagram untuk masing – masing kejadian
5. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis
6. Menggambarkan tabel file yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis.

 Memahami detailed activity diagram

Pembahasan ini memperkenalkan detailed activity diagram. Overview diagram yang dibahas sebelumnya bermanfaat dalam memahami kejadian – kejadian penting pada suatu proses bisnis. Flowchart pada angelo dinner menunjukan narasi antonasi lainnya membuat overview diagram. Kita mengidentifikasi kejadian dalam proses bisnis untuk membuat detailed diatram.

Bab 4

Mengidentifikasi resiko dan pengendalian dalam proses bisnis

• Kerangka kerja pengendalian internal : sasaran dan komponen
• Pelaksanaan sistem informasi, pelindung asset dan sasaran kinerja
• Resiko pelaksanaan dan kejadian siklus pemerolehan dan pendapatan
• Resiko pencatatan dan pembaruan dalam sistem buku besar
• Penendalian arus kerja yang digunakan mengurangi resiko

Kerangka kerja pengendalian internal

Dalam bab ini membahas sasaran pengendalian internal penting dari suatu organisasi dan resiko tidak tercapainya sasaran ini yang nantinya menjelaskan bagaimana seseorang dapat menentukan resiko resiko dengan menggunakan konsep.

Pengendalian internal(internal control) adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel yang lainnya yang direncanakan untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori efektivitas dan efesiensi operasi kendalaan laporan dan ketaan terhadap hukum peraturan yang berlaku.

• Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit. Laporan perusahaan public saat ini mencakup :

1. Lingkungan pengendalian mengacu pada faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika, serta filosofi dan gaya operasi manajemen.
2. Penentuan resiko adalah identifikasi dan analisis risiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal
3. Aktifitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko. Aktivitas pengendalian meliputi penelaahan kinerja, pemisahan tugas, pengendalian aplikasi, dan pengendalian umum.
4. informasi dan komunikasi. Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur (otomatis dan manual) dan record yang dibuat untuk memuali, mencatat, memproses dan melaporkan kejadian pada proses entitas.
5. pengawasan. manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan.

Sasaran pengendalian internal

Sasaran pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas. Selanjutnya pelaksanaan mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan persediaan dan atau menggunakan sumebr daya lainnya misalnya tenaga kerja dan peralatan.

• Sasaran sistem informasi. Sasaran ini memfokuskan pada pencatatan, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi. Data kejadian harus dicatat dengan tepat pada dokumen sumber dan dalam file transaksi.
• Sasaran perlindungan aset. Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi. Sasaran ini sesuai untuk teks ini karena relavan dengan fungsi sistem informasi akuntansi dan konsisten dengan fokus kita pada kejadian dan proses
• Sasaran kinerja. Dadaran ini memfokuskan pada pencapaian  kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Meskipun sasaran ini tercapai, sasaran  kinerja bisa saja tidak tercapai. Contoh nya pesanan pengiriman dan pengihan mungkin dilakukan dengan tepat, tetapi target penjualan mungkin tidak tercapai.

Penentuan risiko

Dalam menidentifikasikan risiko dan pengendalian dalam proses bisnis kita harus menentukan terlebihdahulu jenis sasaran kemudian deskripsi sasaran.

Penentuan risiko pelaksanaan: Siklus pendapatan

Bagian ini memberikan pedoman untuk menidentifikasikan risiko pelaksanaan pada siklus  pendapatan. Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

Risiko pelaksanaan yang umum untuk dua transaksi siklus pendapatan adalah sebagai berikut:

1. Penyerahan barang dan jasa:

• Diperbolehkannya penjualan atau layanan jasa yang tidak terotorisasi.
• Penjualan atau layanan jasa yang terotorisasi tidak terjadi, terlambat atau digandakan tanpa disengaja.
• Jenis barang atau jasa salah.
• Kuantitas atau kualitas salah.
• Pelanggan atau alamat salah.

penerimaan Kas:

Kas tidak diterima atau terlambat diterima.

Jumlah kas yang diterima salah.

Lima langkah yang bermanfaat dalam pemahaman dan penentuan risiko pelaksanaan:

Langkah1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

Langkah2: Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.

Langkah3: Nyatakan kembali setiap risiko umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari.

Langkah4: Beri penilaian terhadap signifikansi risiko-risiko yang tersisa.

Langkah5: Untuk risiko yang signifikan, identifikasi kan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap resiko.

Penetuan risiko pelaksanaan: Siklus pemerolehan

Dibagian sebelumnya dijelaskan pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan, sedangkan bagian ini akan menjelskan risiko pelaksanaan pada siklus pemerolehan.

Berikut adalah langkah-langkah proses penggajian untuk menidentifikasikan risko nya:

Langkah1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

Langkah2: Identifikasikan barang atau jasa yang disediakan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.

Langkah3: Nyatakan kembali setiap risko yang bersifat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap risiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.

Langkah4: Berikan penilaian atas signifikansi risiko-risiko yang tersisa.

Langkah5: Untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap risiko.

Penelitian risiko sistem informasi

Karena sistem informasi mencatat transaksi perusahaan, sistem informasi tidak lepas dari risiko pelaksanaan. Bagian ini menstrukturkan risiko sistem informasi menjadi dua kategori yaitu: pencatatan risiko dan pembaruan risiko.

Mengidentifikasikan risiko dan pengendalian proses bisnis dalam proses penggajian:

Kejadian 1: Memberikan penuggasan

Kejadian 2: Melakukan tugas yang diberikan

Kejadian 3: Mencatat waktu datang

Kejadian 4: Mencatat waktu pulang

Kejadian 5: Menyiapkan gaji

Kejadian 6: Menyetujui gaji

Kejadian 7: Mencetak cek gaji

Kejadian 8: Menandatangani cek

Kejadian 9: Mendistribusikan cek gaji

Pencatatan risiko

Pencatatan risiko menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Sebagai contoh jika catatan penjualan memiliki identifikasi pelanggan yang salah, pelanggan yang sebenarnya tidak mendapat tagihan, dan perusahaan mungkin tidak dibayar atas penjualan tersebut. Pada siklis pemerolehan, pencatatan kesalahan dapat mengakibatkan kelebihan pembayaran atau kehilangan kredit karena gagal bayar.

Memperbarui risiko

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. Memperbarui kesalahan bisa jadi sangat mahal, misalnya pesanan bisa ditolak karena jumlah persediaan dilaporkan sudah habis, padahal persediaan sebenarnya masih ada.

Bagian ini menjelaskan bagaimana mengidentifikasikan serta mendokumentasikan pencatatan dan memperbarui risiko serta secara sistematis pada SIA.

3 langkah bermanfaat dalam mengidentifikasikan risiko-risiko pencatatan :

• Langkah1 dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari.
• Langkah2 tinjaulah kejadian tersebut dan identifikasikanlah kejadia-kejadian diamana data dicatat didokumen sumber atau pada file transaksi.
• Langkah3 untuk setiap kejadian dimana data dicatat didokumen sumber atau record transaction, perhatikan risiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya.

Pencatatan dan pembaruan sistem buku besar

Beberapa kejadian memiliki signifikansi akuntansi keuangan secara langsung, sedangkan beberapa lainnya tidak. Kejadian yang memerlukan pembaruan terhadap akun-akun buku besar. Ini diperlukan untuk mencatat kejadian-kejadian seperti itu pada saat terjadinya dengan suatu cara yang memfasilitasi pembaruan selanjutnya yang diperlukan terhadap buku besar. Field akun buku besar dapat ditambahkan pada file transaksi dan file induk.

Risiko dalam mencatat dan memperbarui informasi pada sistem buku besar

Salah satu risiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit atau kredit salah. Juga terdapat risiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbarui sama sekali, terlambat diperbarui atau diperbarui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat telah diperbarui dan proses memperbarui mengandung kesalahan yang mengakibatkan kesalahan memperbarui saldo.

Risiko pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi, evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko. Dibanyak kasus, perusahaan meminta bantuan akuntan, auditor eksternal, atau auditor internal untk mengevaluasi pengendalian dan meminta pendapat pengendalian tambahan jika diperlukan.

Aktivitas pengendalian

Dibagian ini akan dibahas komponen ketiga pengendalian internal yaitu aktivitas pengendalian secara lebih mendalam.

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas ini bisa dibuat manual atau otomatis dan bisa diterapkan diberbagai tingkat didalam organisasi. Terdapat empat jenis pengendalian yaitu pengendalian arus kerja, pengendalian input, pengendalian umum dan penelahaan kinerja.

Pengendalian arus kerja

1.Pemisah tugas

Pemisahan tugas antaragen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal. Biasanya agar kecurangan terjadi ketika karyawan memerlukan akses keaset maupun kemampuan untuk menyembunyikan kecurangan dalam record organisasi. Misalnya kasir dapat mengambil kas dan menyembunyikan nya dengan membuang nota penjualan. Untuk mencegah masalah seperti ini, organisasi dapat mengupayakan pemisahan otorisasi kejadian, pelaksanaan kejadian, pencatatan data kejadian dan pengamanan sumber daya yang berhubungan dengan kejadian.

2.Penggunaan informasi mengenai kerjadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas

Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer. Pertama kita bahas informmasi dari dokumen.

 -Informasi dari dokumen: nota  penjualan yang disiapkan selama kejadian “menerima pesanan” digunakan untuk mengotorisasikan kejadian “menyiapkan makanan”. Sebagai contoh meskipun karyawan yang sama menerima pesanan dan memasak makanan, informasi dari pesanan tersebut akan membantu mengendalikan kesalahan pada kejadian memasak.

-Informasi file komputer: kita telahmelihat bahwa seseorang dapat menggunakan dokumen dari kejadian terdahulu untuk mengendalikan kejadian berikutnya. Contoh nya yaitu, data ringkasan file induk bisa diperiksa untuk mengotorisasi kejadian misalnya ketika penumpang membeli tiket, jumlah kursi dapat diperbarui difile induk penerbangan. Contoh lain record transaksi juga bisa membantu mengendalikan kejadian. Seseorang karyawan bisa memeriksa record pembelian dan penerimaan dikomputer untuk menyetujui faktur pembayaran.

3.Ururtan kejadian yang diharuskan

Dibanyak kasus, organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu. Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum memeriksa pasien. Informasi ini mengurangi risiko tidak mendapatkan penggantian biaya atas jasa nya.

4.Menindaklanjuti kejadian

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan. Berikut ini beberapa contoh kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:

• Pesanan pelanggan yang belum dipenuhi
• Faktur penjualan yang sudah jatuh tempo
• Permintaan yang menunggu untuk disetujui
• Jasa yang disediakan tetapi belum selesai (misalnya, pekerjaan, percetakan, pekerjaan, perbaiakan, dan audit)

5.Dokumen bernomor urut

Memberi nomor urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen bernomor urut dibuat selama satu kejadian dipertanggung jawabkan dikeajdian berikutnya. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanankan dan dicatat dengan tepat.

6.Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu  proses

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian. Misalnya pelayan bertanggung jawab untuk menerima pesanan pelanggan dan memberi harga pada nota penjualan. Staf dapur bertanggung jawab untuk memasak dengan benar dan tepat waktu, dan kasir bertanggung jawab untuk menerima jumlah kas yang benar.

7.Pembatasan akses ke aset dan informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, sperti kas, persediaan, peralatan dan data adalah membatasi akese hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yagn diberikan. Untuk membatasi akses kepadanya, aset fisik disimpan dilokasi yang aman. Misalnya gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim dan menerima brang.

8.Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya. Rekonsiliasi berbeda dengan penggunaan dokumen untuk mengendalikan kejadian dalam dua cara penting:

-Rekonsiliasi lebih umum dari pada pemerikasaan sederhana atau perbandingan dokumen yang menunjukan kejadian-kejadian individu. Rekonsiliasi biasanua mencakup data mengenai banyak kejadian.

-Rekonsiliasi terjadi setelah kejadian dilaksanakan dan dicatat. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, dokumen digunakan untuk memulai kejadian.

Penelaahan kinerja

Penelaahan kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeksi atau data periode lalu. Penelaahan kinerja meliputi analisis data (kemungkinan dari banyak periode), indentifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan.

Record induk dan penelaahan kinerja. Penelahaan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka-angka standar dan anggaran (data acuan) biasanya dicatat selama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasann yang disimpan direcord induk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.

Sebagai contoh, akun penjualan yang dicatat difile buku besar dapat mencakup 12 field untuk anggaran penjualan satu bulan.

Field ringkasan direcord induk juga dapat membantu dalam menelaah kinerja. Misalnya kita dapat menyimpan informasi mengenai retur pembelian pada record setiap pemasok.