Office automation

tugas softskill 3

materi O.A office automation

·        virtual office

·         keuntungan

·        Kerugian

·        Strategi

·        Aplikasi

Nama : irsan ahmad jayadi

Kelas : 2 DB 11

NPM : 33111706

 Pendahuluan virtual office

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape /Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telahdirekam dalam pita magnetik secara otomatis.

Definisi office automation

Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :

Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutamaberkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaanuntuk meningkatkan produktivitas.

Tujuan Office automation :

1.Penggabungan dan penerapan teknologi

2.Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

3.Meningkatkan produktifitas dan  efektifitas pekerjaan

Pengguna Office Automation

Office Automation digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori yang pengguna Office Automation, yaitu :

1.Manajer

2.Profesional

3.Sekretaris

4.Pegawai Administratif

Keunggulan Office Automation

Berikut adalah advantage/keunggulan aplikasi Office Automation :

1. Dapat beroperasi secara WAN (terhubung mulai dari kantor wilayah sampai ke ranting)

2. Penyimpanan dan pengaksesan sumber informasi secara real-time online

3. Open system atau dapat diintegrasikan dengan sistem aplikasi lain, misalnya aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP)

4. Aplikasi berbasis Web untuk kemudahan akses tanpa dihalangi oleh masalah waktu dan lokasi

5. Notifikasi dan reminder yang terintegrasi dengan mail system

6. Terintegrasi dengan form MS Office

7. Terintegrasi client data source dan server data source

keuntungan

1.Pengurangan biaya fasilitas. Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar,karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasankantor.

2.Pengurangan biaya peralatan. Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai,telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagisumber daya.

3.Jaringan komunikasi formal. Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapatperintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melaluipercakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuterberpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja dilokasi tetap.

4.Pengurangan pengentian kerja. Bila badai salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya membuatpegawai tidak mungkin pergi ketempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namundengan kantor virtual, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.

5.Kontribusi sosial. Kantor virtual memungkinkan perushaan memperkerjakan  pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengananak-anak kecil dapat bekerja dirumah. Knator virtual karena itu memungkinkan perusahaanmenunjukkan tanggung jawab sosialnya.

Kerugian

1.Rasa tidak memiliki. Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, merekakehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2.Takut kehilangan pekerjaan. Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari organisasiperusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang.Mereka dapatberkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat melakukan pekerjaan itudan bahwa mereka mungkin  menjadi korban “pemecatan elektronik”

3.Semangat kerja yg rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerjapegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksilangsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji yangdibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan padapegawai ditempat kantor tetap.

4.Ketegangan keluarga. Bila ada ketegangan dirumah, telecommuter tidak dapat melarikan diriuntuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggappekerjaan itu hanyalah untuk menghindari dari tanggung jawab rumah tangga.

PERKEMBANGAN OFFICE AUTOMATION

1. Pengolahan Kata (Word Processing)

2. Surat Elektronik (e-mail)

3. Voice Mail

4. Kalender elektronik  (electronic calendaring)

5. Konferensi audio

6. Konferensi video

7. Konferensi Komputer

8. Transmisi Faximilie

9. Videotex

10. Pencitraan (imaging)

11. Dekstop publishing

STRATEGI

1.Sediakan sumber daya komputer

2. Sediakan sumber daya ke akses informasi

3. Sediakan perlengkapan nonkomputer

4. Gunakan konferensi telepon atau video

5. Jadualkan pertemuan rutin

6. Lakukan rutinitas kerja

lima strategi yang pertama tanggung jawab perusahaan. strategi yang kenam  adalah tanggung jawab pegawai.

Menerapkan Office Automation  ada beberapa strategi yang disarankan, antara lain:

1. Sediakan agen perubahan, dimana agen ini memiliki informasi yang lebih tentang Office Automation dan komputer

2. Sediakan berbagai sumber referensi tentang OAS, komputer dan internet.

3. Sediakan sumber daya komputer

4. Latih beberapa orang lainnya sebagai agen perubahan iklim kerja dari manual ke otomatis (menggunakan OAS)

5. Sediakan akses kesumber daya informasi yang ada (data, software dan hardware)

6. Sediakan perlengkapan non komputer

7. Gunakan berbagai fasilitas OAS secara perlahan-lahan.

           

Aplikasi Office Automation

Bentuk aplikasi OA meliputi hal-hal sebagai berikut:

1.      Pengolahan kata (word processing)

Pengolahan kata (word processing) adalah penggunaan alat elektronik yang

secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk

menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada

pemecahan masalah yang memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis

secara lebih efektif. Manajer merasakan suatu hasil atas investasinya jika orang yang

diajak berkomunikasi oleh manajer tersebut menggunakan pengolahan kata dalam

menyiapkan memo, surat dan laporan.

2.       Surat elektronik (e-mail)

Surat elektronik (electronic mail), populer dikenal sebagai E-mail, adalah

penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,

menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer

dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk mengatasi sejumlah

kekurangan yang terdapat pada telepon konvensional. Salah satu kekurangan

tersebut adalah memo pesan telepon (telephone tag), yaitu saling membahas

telepon hanya untuk menemukan bahwa orang yang ditelepon tidak ada. Surat

elektronik berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer

berkomunikasi secara tepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik efektif

jika tidak diperlukan percakapan dua arah dan jika jaraknya jauh, seperti di seluruh

dunia.

3.       Voice mail

Voice mail serupa dengan surat elektronik, namun pengirim pesan

melakukannya dengan mengucapkan ke dalam telepon tidak dengan cara

mengetiknya. Dengan fasilitas tersebut telepon dapat digunakan untuk mengambil

pesan-pesan yang dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan

menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali

menjadi bentuk audio seperti saat dipanggil. Tiap kali pemakai memiliki voice mailbox

dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan

dari bentuk digital. Kelebihan utama voice mail dibandingkan surat elektronik adalah

manajer tidak perlu mengetik. Voice mail juga mempermudah untuk menyertakan

orang-orang di lingkungan perusahaan dalam jaringan komunikasi. Jika manajer ingin

menggunakan voice mail untuk berkomunikasi dengan orang lain diluar perusahaan,

tiap orang di luar perusahaan tersebut perlu memiliki voice mailbox.

4.      Kalender elektronik (electronic calendaring)

Kalender elektronik (electronic calendaring) adalah penggunaan jaringan

komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer

atau sekretaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat

perubahan, dan menelaahnya dengan terminal keyboard. Teman sejawat dalam

organisasi dapat mengakses kalender manajer lain selain kalendernya sendiri.

Sehingga jika ingin menjadwalkan suatu rapat, perangkat lunak kalender elektronik

dapat membuat komputer memerikasa kalender-kalender lain untuk memilih waktu

yang tepat untuk bersama-sama dalam melakukan rapat. Jika ingin menemui

seseorang, maka dapat memeriksa kalendernya terlebih dulu untuk menentukan

apakah orang tersebut ada. Jika mau, bahkan dapat mencegah orang lain mengakses

seluruh atau sebagian kalender tersebut. Kalender elektronik bersifat unik di antara

aplikasi OA karena tidak benar-benar mengkomunikasikan informasi pemecahan

masalah. Sebaliknya, kalender elektronik menyiapkan saat untuk komunikasi.

Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memilliki

jadwal pertemuan yang penuh.

5.       Konferensi audio

Konferensi audio (audio conferencing) adalah penggunaan peralatan

komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang

tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Konferensi

telepon merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Sejumlah

perusahaan memasang sistem yang lebih rumit yang tediri dari sirkuit komunikasi

audio pribadi berkualitas tinggi yang dapat diaktifkan dengan menyentuh saklar.

Konferensi audio tidak memerlukan suatu komputer. Konferensi audio hanya

melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Konferensi audio dapat

dibuat lebih efisien jika beberapa aturan ini diikuti:

1.      Orang yang mengorganisasikan konferensi harus bertindak sebagai moderator,

memastikan bahwa semua peserta memiliki kesempatan berbicara dan bahwa

tujuan konferensi tercapai.

2.       Jumlah peserta jangan terlalu banyak, jika peserta lebih dari enam, sulit untuk

menjaga diskusi tetap pada alurnya.

3.       Salinan dari agenda konferensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya,

mungkin dengan menggunakan transmisi faksimili

4.      Jika peserta berbicara, ia harus mengidentifikasi dirinya.

5.      Rekaman konferensi harus disimpan.

6.      Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dari rekaman, dan dibagikan ke para

peserta.

Konferensi audio sangat cocok untuk perusahaan yang tersebar di wilayah yang luas.

Namun karena ini merupakan bentuk komunikasi sinkron yang mengharuskan semua

peserta hadir pada saat yang sama, sukar untuk menjadwalkan konferensi bila zone

waktunya berjauhan.

6.       Konferensi video

Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan

para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut

menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video

tidak memerlukan komputer. Upaya awal konferensi video menggunakan ruangan

khusus yang biayanya sekitar $30.000 atau dapat disewa dari penyedia jasa

telekomunikasi atau hotel. Walau pengaturan seperti ini masih digunakan, terdapat

pilihan lain yang berbiaya murah-konferensi video desktop.

7.       Konferensi Computer

Konferensi komputer berbeda dari konferensi audio atau video karena dapat

digunakan dalam satu tempat geografis. Seseorang dapat menggunakan konfeensi

komputer untuk berkomunikasi dengan orang lain di ruang kerja sebelah.

Penggunaan seperti itu tidak praktis dengan audio dan video. Sementara itu ada

fasilitas lain untuk berkomunikasi langsung yaitu disebut dengan teleconferencing.

Teleconferencing sebenarnya mencakup seluruh tiga bentuk konferensi elektronik,

audio, dan video komputer.

8.      Transmisi faksimil atau fax

Fax singkatan dari facsimile transmission, adalah penggunaan peralatan

khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan

membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berupa

saluran telepon suara biasa. Transmisi faksimil dapat dilakukan dengan menggunakan

mesin fax atau komputer. Fax board memungkinkan komputer mikro berfungsi

sebagai mesin fax. Dengan menambahkan board tersebut, komputer dapat menerima

pesan fax dan menyimpannya untuk kemudian ditampilkan atau dicetak. Pengirimkan

pesan fax juga dilakukan dengan dengan mengetiknya pada keyboard.

Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen

kepada para anggota tim pemecahan masalah secara cepat dan mudah, tanpa

dibatasi oleh lokasi geografis mereka. Fax sangat baik untuk berkomunikasi dengan

orang di luar perusahaan.

9.      Videotext

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan

10.   Pencitraan (imaging)

Pencitraan Sejumlah organisasi atau perusahaan memiliki sangat banyak dokumen yang

harus disimpan dalam file, agar informasinya dapat diambil pada saat diperlukan.

Perusahaan asuransi dan bank misalnya, termasuk dalam kategori ini. Awalnya

perusahaan-perusahaan ini menyimpan file dalam bentuk kertas maupun record

yang lain, tetapi semakin lama tempat yang diperlukan tidak mencukupi lagi.

Pemecahannya adalah denga menyimpan citra (image) dari dokumen tersebut,

dengan demikian maka perusahaan telah beralih ke microform.

Aplikasi OA microfilm telah mengalami perubahan teknologi besar-besaran

yang dinamakan pencitraan. Pencintraan (imaging), seperti yang digunakan

sekarang, merupakan penggunaan pengenal karakter optis (optical chacaracter

recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format

digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan, citra

tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

11.  Desktop publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan outout tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Daftar Pustaka

2007. Slide Office Virtual, Gunadarma Univ.

Grantham, Lisa. 1995. Justifying office automation: 1995. MCB UP Ltd

Kallaus, Norman F and Keeling, B Lewis. 1987. Administrative Office Management. Ninth Edition. South-Western Publ. Co. Cincinati

Raymond McLeod, Jr., George Schell, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kedelapan, Prentice Hall, 2001

http://www.iconpln.net.id